Obowiązek Informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych Klientów, byłych Klientów i/lub potencjalnych Klientów (w tym również pracowników Klientów) przez BCO Poland Sp. z o.o.

Kto jest Administratorem danych osobowych ?

Administratorem przetwarzanych danych osobowych Klientów, byłych Klientów i/lub potencjalnych Klientów jest Spółka BCO Poland Sp. z o.o. z siedzibą ​we Wrocławiu przy ulicy Piłsudskiego 74.​ Z administratorem można skontaktować drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: bok@bcopoland.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres BCO Poland Sp. z o.o., 0​2-793 Warszawa, Belgradzka 46, lok. 14

z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

 

Czy został powołany Inspektor Ochrony Danych ?

Nie, ponieważ nie mamy takiego obowiązku, ale wyznaczyliśmy osobę która zajmuje się w Spółce ochroną danych osobowych. Możesz zadać jej pytanie pisząc na adres biuro@bcopoland.pl, które dotyczy przetwarzania Twoich danych osobowych.

 

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych ?

Dane osobowe przetwarzane są w związku z przedstawieniem oferty handlowej i prowadzonymi rozmowami handlowymi (marketing), realizacją usługi (umowa), spełnieniem obowiązku wynikającego z przepisu prawa (prawo) lub w związku z zachowaniem niezbędnych informacji w związku z obroną przed lub dochodzeniem roszczeń wynikających z realizacji umowy oraz udzieleniem odpowiedzi na złożone pisma i reklamacje (prawnie usprawiedliwiony interes Administratora danych osobowych).

Dane osobowe przetwarzamy w celach:

●  zawarcia i realizacji umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) „Rozporządzenia”;

●  wystawiania i księgowania faktur sprzedaży, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b)

„Rozporządzenia”;

●  obsługi płatności i rozliczeń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit a) i b) „Rozporządzenia”;

●  prowadzenia analiz i statystyk, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) „Rozporządzenia”;

●  prowadzenia działań marketingowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) „Rozporządzenia”;

●  ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) „Rozporządzenia”;

●  archiwizacji danych i dokumentów, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) „Rozporządzenia”;

● udzielania odpowiedzi na pisma, wnioski i reklamacje, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) i f) „Rozporządzenia”.

 

Przetwarzanie danych oparte jest na:

●  podstawie umowy, której jesteś stroną lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b)„Rozporządzenia”;

  • obowiązku prawnym ciążącym na Administratorze, wynikającym w szczególności z przepisów prawa, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) „Rozporządzenia”, np.:

    • −  ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa,

    • −  ustawy z dnia 27 września 1994 r. o rachunkowości,

  • ochronie żywotnych interesów (życia i zdrowia) Twoich lub innej osoby, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. d) „Rozporządzenia”;

  • prawnie uzasadnionym interesie realizowanym przez Administratora lub przez stronę trzecią, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) „Rozporządzenia”;

  • wyrażonej zgodzie, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) „Rozporządzenia”;

 

Dobrowolność czy obowiązek podania danych osobowych ?

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych wynika z żądania osoby przed zawarciem umowy (rozmowy handlowe) lub w związku z zawartą umową (art. 6 ust. 1 lit. b), z obowiązujących przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit c) lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora w związku z ustaleniem, obroną i dochodzeniem roszczeń oraz udzielenia odpowiedzi na pisma, reklamacje (art. 6 ust. 1 lit. f), to podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. W sytuacji nie podania wskazanych danych osobowych możemy odmówić zawarcia umowy lub zawrzeć ją na mniej atrakcyjnych warunkach, nie odpisać na złożone pismo lub reklamację lub nie przedstawić oferty handlowej dedykowanej Twoim oczekiwaniom.

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych oparte jest na podstawie udzielonej zgody w określonym celu np. wysyłanie faktur drogą elektroniczną, to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy również pamiętać, że Mają Państwo w każdym momencie prawo do cofnięcia udzielony zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

Jak długo przechowujemy dane osobowe ?

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa, (które nakazują przechowywanie danych przez określony czas) lub jest niezbędne do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią.

Przykładowe okresy, przez jakie dane osobowe mogą być przechowywane:

 

  • dane wynikające korespondencji nie związane z umową – ​12 miesięcy;

  • dane potrzebne do wystawienia faktury oraz dowody księgowe, obsługa płatności i rozliczeń – ​5 lat od końca okresu podatkowego;

  • dane dotyczące wykonywania umowy (w tym również dane korespondencyjne, reklamacje, itp.) – ​do 10 lat od zakończenia umowy;

  • analiza i statystyka – ​do 3 lat;

  • dane dotyczące wyroków sądowych (windykacja) – ​10 lat od wydania wyroku;

  • działania marketingowe – ​do odwołania zgody lub wniesienia sprzeciwu na takie działanie.

 

Czy i komu udostępniamy dane osobowe ?

 

Dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy:

  • odbiorcami są inne podmioty wykonujące czynności na Naszą rzecz, wyłącznie w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową,

  • odbiorcami są inne podmioty w zakresie:

- dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, ​procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych;​

- wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiązywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;

- ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych osobowych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa.

Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony i stosując odpowiednie przepisy prawne.

Czy Masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych ?

Tak, każda osoba, której dane osobowe Administrator przetwarza ma prawo do:

  • prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych;

  • prawo uzyskania kopii danych;

  • prawo do sprostowania;

  • prawo do usunięcia danych;​

  • prawo do ograniczenia przetwarzania;

  • prawo do przenoszenia danych;

  • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych;

  • prawo wycofania zgody;

  • prawo do skargi.

Dokładne wyjaśnienia wskazanych praw znajdziesz t​utaj.

 

Jak mogę zrealizować określone prawa ?

Swoje prawo możesz wnieść do Administratora w dowolnym momencie. W tym celu należy złożyć wniosek do Administratora. Wszelkie niezbędne informacje dotyczące składania oraz rozpatrywania wniosków dostępne są na stronie ​www.bcopoland.pl w zakładce: Ochrona Danych Osobowych.

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na ​www.uodo.pl

Czy dane podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu ?

Nie, obecnie nie przetwarzamy danych w sposób zautomatyzowany, a dane osobowe nie podlegają profilowaniu, które wywołuje skutki prawne lub znacząco wpływa osobę, której dane dotyczą.

Jakie dane osobowe możemy przetwarzać ?

Zbieramy i przetwarzamy następujący zakres danych:

  • dane osobowe (np. imię i nazwisko, adres zameldowania/zamieszkania);

  • dane podmiotowe (np. nazwa i adres podmiotu, dane osoby reprezentującej);

  • dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail);

  • dane identyfikacyjne (np. numer i seria dowodu osobistego, numer PESEL, numer NIP);

  • dane transakcyjne (np. dane dotyczące płatności zobowiązań, dane rachunku bankowego);

  • dane komunikacyjne (np. dane wynikające z prowadzonej korespondencji);

  • dane kontraktowe (np. dane wynikające z podpisanych umów, porozumień);

  • dane dotyczące powiązań prawnych (np. informacje niezbędne do realizacji dyspozycji zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem, upoważnieniem);

  • dane dostępne publicznie (np. dane z księgi wieczystej);

  • dane techniczne (np. dane nieruchomości, stanu technicznego urządzeń pomiarowych);

  • dane korespondencyjne (np. treść korespondencji).

Skąd pozyskujemy dane osobowe ?

Dane osobowe pozyskujemy głównie od osoby, której dane dotyczą (oznacza to, że od Ciebie).

Możemy jednak w uzasadnionych przypadkach np. w celu potwierdzenia danych lub zweryfikowania złożonych oświadczeń pozyskać dane z:

  • Elektronicznego Rejestru Ksiąg Wieczystych;

  • Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;

  • Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej.

lub w przypadku danych osobowych pracowników pozyskać je od jego Pracodawcy w związku z realizacją umowy.